Tener una comunicación clara con el cliente, es muy importante porque evitará conflictos y facilitará la correcta ejecución de tus funciones.
Lo ideal es proyectar una imagen profesional a tus clientes, y mucho más si estás dando tus primeros pasos como Asistente Virtual.
Espero que estos consejos te sean de mucha ayuda. A pesar de ser bastante lógicos, podemos olvidarlos y cometer errores, así que tenlos presentes.
- Conoce a tu cliente
Si aún no conoces perfectamente a tu cliente, no podrás establecer una comunicación efectiva. Este primer aspecto es relevante porque si tú y tu cliente no se comprenden o tus mensajes son pocos asertivos, probablemente se genere confusión y estrés por ambas partes.
- Mensaje con la mayor brevedad posible y claro
Utiliza párrafos cortos y viñetas para que tu mensaje sea más fácil de leer. Evita enviar más mensajes solo para aclarar cualquier correo que no te quedó claro.
Si mencionas puntos relevantes que no deben pasar desapercibidos, asegúrate de resaltar aquella información y simplifica la lectura de tu cliente.
- Agrega archivos adjuntos cuando se requiera
Los correos sirven de respaldo y es necesario que no olvides enviar archivos importantes cuando se lo requiera. Si olvidaste hacerlo, puedes enviar otro correo pero, podrías crear una imagen poco profesional con tus clientes. A cualquiera le puede pasar pero recuerda que no todos los clientes son empáticos.
- Procura ser discreto con la información confidencial
Conoce cómo prefiere tu cliente, enviar información confidencial como: contraseñas, usuarios, códigos, datos de tarjetas, etc. Recuerda que como Asistente Virtual, debes ser mucho más cuidadoso con esta información. Generar confianza en tu cliente, dice mucho de ti como profesional y te aportará en la construcción de una relación duradera y redituable.
- Se educado, transmite un mensaje positivo y profesional
Este aspecto también te ayudará a fortalecer la relación con tu cliente. Ser cortés, abre muchas puertas.
Acostúmbrate a decir palabras como: por favor y gracias en tus correos electrónicos. Dirígete a tu cliente con lenguaje formal, siempre respetando los roles y evita usar emoticones. También expresa gratitud con frecuencia.
Revisa con detenimiento el correo que enviarás para verificar si tiene errores de gramática, ortográficos y de puntuación.
- Revisa con frecuencia los mensajes que envías y los que recibes
Si ha pasado un tiempo considerable desde que enviaste un mensaje a tu cliente y aún no recibes respuesta alguna, utiliza otro medio de comunicación para comentarle que enviaste un correo y que esperas su pronta respuesta, de ser de prioridad. Puedes escribirle por WhatsApp o realizar una llamada, esto dependerá de los medios de contacto que se hayan establecido anteriormente.
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