¿Te consideras un súper héroe?
¿Crees que tienes poderes sobrenaturales que te permiten actuar de una manera que otros humanos no son capaces?
Por ejemplo, ¿eres un ser superdotado capaz de saltarse todas las comidas del día para poder cumplir con las tareas de su emprendimiento? ¿Tu cerebro ha desarrollado el súper poder de ejecutar cualquier tarea de cualquier área a la perfección? Por último, ¿no necesitas dormir?
Si tu respuesta es no, felicidades. Eres un humano. Y como tal, tienes tus limitaciones.
Por eso es una expectativa poco realista pensar que cuando emprendes podrás dedicarte tú solo a todas las tareas necesarias para desarrollar una empresa propia, hacerla productiva y rentable.
Sí o sí necesitas ayuda.
Calma. No hablamos de que contrates personal fijo para tu empresa porque sabemos que al comenzar un emprendimiento, el presupuesto debe usarse de forma inteligente. Y contratar empleados a tiempo completo en la primera etapa no sería una decisión inteligente.
Pero contratar colaboradores que te ayuden con tareas puntuales que impulsen el crecimiento de tu empresa sí lo sería. Por supuesto, hablamos de las asistentes virtuales.
Contratar asistentes virtuales para delegar tareas de tu emprendimiento te permite concentrarte en esas actividades que solo tú puedes desarrollar para que tu emprendimiento escale, sea más relevante y genere más dinero.
Atender correos electrónicos todo el día, diseñar las publicaciones de redes sociales o redactar el newsletter de tu marca no son de esas tareas específicas que tú debas atender. Bien podría encargarse otro mientras tú, por ejemplo, desarrollas nuevos productos u optimizas las soluciones que presentas a tu público.
Pero antes de agendar una cita en Ciav Group para que te guiemos en el proceso de contratación de tu primera asistente virtual, debes saber qué tareas quieres delegar a otros.
¿Cómo delegar de forma correcta?
Delegar no es fácil. Requiere de mucha sinceridad y confianza en ti y en los demás.
Entre los miedos más comunes al momento de delegar está pensar que nadie hará ese trabajo tan bien como tú, que no entregarán resultados en el plazo establecido o que no pondrán dedicación en la tarea asignada. Sin embargo, la evidencia demuestra que un emprendimiento crece y alcanza objetivos de manera más eficiente cuando las tareas están distribuidas entre un grupo de personas especializadas que cuando una sola persona se encarga de todo.
Delegar bien es un proceso que lleva su tiempo, pero que se puede lograr de forma eficiente si atiendes algunas recomendaciones como las que te dejamos en el artículo Aprende a delegar en 6 sencillos pasos:
- Establece un sistema de prioridades: Decide qué tareas te corresponden a ti y cuáles podrías delegar.
- Identifica las fortalezas y debilidades de cada miembro de tu equipo: Si tienes equipo, analiza quién es bueno en qué.
- Establece objetivos e instrucciones claras: Comunica de forma efectiva las expectativas que tienes de cada tarea.
- Pregunta si hay dudas o sugerencias: Si tienes un especialista, pregunta si lo haría diferente. Te podrías sorprender.
- Define el qué, el porqué, el cómo y el cuándo: Mientras más clara sea la tarea, la forma de entrega y el tiempo estipulado, mejor.
- Si es necesario, enseña nuevas habilidades: Como manejar un programa nuevo o usar una herramienta que aumente la productividad.
- Da y recibe feedback: Es importante saber cómo optimizar la relación con tu asistente virtual para mejorar el resultado.
Ahora bien, antes de todo esto debes decidir qué es lo que vas a delegar. Y esa es la parte difícil. La buena noticia es que existe un sistema para poder identificar las tareas que necesitas delegar en tu emprendimiento.
Cómo decidir qué tareas delegar en un emprendimiento
El sitio web Harvard Business Review en su artículo Cómo Decidir qué Tareas Delegar, propone un sencillo método para identificar las tareas que puedes asignar a tus asistentes virtuales.
El método, por sus siglas en inglés, se denomina las 6 T: pequeña (tiny), molesta (tedious), que consuma tiempo (time consuming), que se pueda enseñar (teachable), que seas muy malo haciéndolo (terrible at) y que sea de tiempo sensible (time sensible).
Vamos a explicarlas una a una:
- Pequeña: Delega aquellas tareas que son pequeñas, pero que aportan al objetivo final. Por ejemplo, el manejo de tu correo electrónico, la investigación de mercado o la gestión de facturas por pagar.
- Molesta: Siempre habrá una tarea que sepas hacer, pero que no te guste hacer. Esas tareas molestas las puedes delegar a un especialista y así dedicar tu tiempo productivo a otras en las que tu presencia sea fundamental. ¿Qué tipo de tareas pueden ser molestas? Quizás los pagos de impuestos, responder correos de atención al cliente o alguna tarea repetitiva.
- Que consuman tiempo: Estas son esas tareas que son fundamentales para el crecimiento del emprendimiento, pero consumen muchísimo de tu tiempo productivo y retrasan el avance de otras tareas importantes. Por ejemplo, responder las preguntas de tus seguidores en redes sociales o escribir los artículos de tu blog. Existen asistentes virtuales especializados en estas áreas que pueden hacer estas tareas de forma eficiente y en mucho menos tiempo.
- Que las puedas enseñar: Si en tu emprendimiento hay alguna tarea que parezca complicada, pero que por medio de un sistema establecido puedas enseñar a otro, hazlo. Un par de ejemplos de tareas que puedes enseñar son el manejo de una herramienta digital para organizar algún área de tu emprendimiento o el análisis de analíticas para generar reportes.
- Que seas muy malo haciendo esa tarea: Hay tareas que simplemente no se nos dan. No nos gustan, no las entendemos y no queremos hacerlas. Pero, son necesarias y alguien tiene que ocuparse. Identifica estas tareas con rapidez para que las puedas delegar a un especialista. No pierdas tiempo valioso con una actividad que no sabes hacer cuando podrías dedicar ese tiempo a las que sí tienes que atender para que tu emprendimiento crezca.
- Que sean de tiempo sensible: Estas son actividades prioritarias que compiten con otras que sí tienes que hacer tú. No puedes hacer las dos al mismo tiempo porque tendrías que clonarte. Entonces lo más inteligente es contratar a una asistente que se encargue en paralelo de esa actividad mientras tú completas las otras tareas prioritarias.
Si sientes que debes delegar tareas para que tu emprendimiento avance, pero aun no tienes claro qué tareas asignar a una asistente, tómate una semana para dejar por escrito cada una de las actividades que ejecutas en la empresa. Al final de la semana, determina cuáles son esas tareas que solo tú puedes ejecutar y cuáles puedes delegar, tomando en cuenta las 6 T.
De esta manera podrás ir contratando asistentes en la medida de tus posibilidades y ya sabrás qué tarea específica le vas a asignar.
Cuéntanos, ¿cuál es tu mayor reto al momento de delegar una tarea?