En este artículo te mostraremos la Matriz Eisenhower. Ser emprendedor es un trabajo que consume (casi) todo tu tiempo. Desde crear tu producto o servicio, manejar proveedores, atender clientes, llevar las redes sociales, responder correos electrónicos, encargarte de la administración y contaduría hasta hacer el delivery y encargarte del café. Y si a eso le sumas que trabajas desde casa, debes agregar las tareas del hogar como lavar la ropa o cocinar lo que comerás esa tarde… si es que te da tiempo de almorzar.
¿Cómo es posible que vivas sin tiempo cuando la razón principal por la que decidiste independizarte de tu trabajo de oficina fue para manejar tu tiempo a tu antojo?
Cada mañana vives la misma tortura de no saber por dónde comenzar. En estas condiciones, no hay forma de concentrarse. Y esto no es una situación que solo vivan los Asistentes Virtuales. Emprendedores de otras industrias, empleados de oficinas y hasta empresarios han vivido el caos de no saber cómo administrar su tiempo para ser más productivos. Buena parte del éxito de una empresa está en tener la sabiduría para discernir entre esa tarea fundamental que llevará tu compañía a números verdes o aquellas tareas que solo consumirán tu tiempo, tu productividad y hasta tu salud.
¿Qué es la productividad?
Dice el escritor y especialista en marketing Seth Godin que el tiempo es el recurso más justo que existe. Todos tenemos las mismas 24 horas por día. Nadie tiene más; nadie tiene menos. Entonces,¿por qué algunas personas hacen mucho en esas horas y a otras les hacen falta más para culminar sus obligaciones?
La respuesta obviamente está en la productividad. Pero, ¿qué es la productividad? ¿Es acaso hacer muchas tareas en un periodo de tiempo determinado? ¿Es el multitasking un sinónimo de productividad? La respuesta es no.
Grandes emprendedores mundiales como Elon Musk, creador de Paypal y de Tesla, han desvelado el secreto: la productividad no es más que hacer esa única tarea que tienes que culminar para que tu empresa avance. Quizás es una, o dos por día, pero la clave está en no distrerse con tareas que parecen importantes, pero en realidad se están robando tu tiempo.
Aunque esas tareas dependen de cada persona y cada emprendimiento, hay una serie de asignaciones que son comunes a todos y que se están robando tus horas. Por ejemplo, el correo electrónico, las redes sociales o las tareas del hogar.
A no ser que seas un Asistente Virtual especializado en gestión de Gmail, un marketero o una persona que trabaje como asistente del hogar, dedicar demasiado tiempo a estas ocupaciones harán que pierdas el foco de lo que es realmente importante para tu emprendimiento.
Pero, ¿cómo puedes decidir qué es lo realmente importante para que tu empresa crezca?
Existen varias formas de organizar tus obligaciones, pero en esta oportunidad te traemos una solución ideada por el 34º presidente de Estados Unidos (y vaya que el presidente de una potencia como EE.UU. es un líder que necesita tener su tiempo organizado).
La matriz Eisenhower y cómo aplicarla a tu empresa de AV
Dwight Eisenhower dirigió EE.UU. desde el 20 de enero de 1953 hasta el 20 de enero de 1961. Sus mandatos se recuerdan como periodos prolíficos en los que debió lidiar con la Guerra Fría y la guerra en Corea y además creó el Sistema Interestatal de Autopistas, entre muchos otros logros. Como si su gestión no hubiese dejado un legado, nos heredó su sistema de gestión de tiempo: la matriz Eisenhower.
Y pensarás que siendo un hombre complejo, su sistema de administración de tiempo es complicado de entender y de poner en práctica.
Sin embargo, te sorprenderá saber que la matriz Eisenhower es uno de los sistemas más simples para ser productivo y enfocarte en esas tareas verdaderamente importantes.
Busca lápiz y papel porque ya mismo podrás priorizar tu tiempo al ordenar las tareas en cuatro aspectos básicos: hacer, delegar, decidir y eliminar.
Cada uno de estos aspectos determinan la importancia y urgencia de las tareas, siendo “hacer” lo más urgente e importante y “borrar” lo no urgente o importante.
¿Cómo usar la matriz Eisenhower?
Categoría 1: Hacer.
En el primer cuadrante de la matriz, ubicarás la tarea que es importante y urgente. Es decir, esa tarea que sí o sí debes culminar para que tu emprendimiento avance. Además, es una tarea que solo puedes hacer tú. No puedes dejarla para después o delegarla a otra persona.
¿No sabes qué tarea va en este cuadrante? Piensa en esa tarea que te genera tanto estrés que no te deja dormir.
Fíjate que hablamos de “tarea” y no “tareas” porque si llenas el cuadrante de muchas asignaciones, caerás en el mismo dilema de no saber por dónde comenzar. Trata de que sea solo una tarea por día, o máximo dos.
Categoría 2: Decidir
En el segundo cuadrante escribirás esas tareas que son importantes, pero no son urgentes. Son asignaciones que no debes terminar ya mismo, pero que son importantes para que tu empresa siga avanzando. Por ejemplo, crear un nuevo producto o servicio que se complemente con la oferta actual de tu emprendimiento.
Es una tarea que debes ejecutar tú mismo, pero no es necesario que las hagas hoy o mañana. Sin embargo, si las aplazas demasiado, llegará el momento en que dejará de ser una tarea para después y se convertirá en algo urgente e importante que te genera estrés y ansiedad. La idea es que logres un balance que te resulte cómodo y que mantenga tu cuadrante 1 lo más vacío posible.
Si tienes clara tu tarea del cuadrante 1, y enfocas tu tiempo en terminar esa tarea y solo esa tarea, te quedará tiempo para dedicar a las asignaciones del cuadrante 2 e ir culminándolas sin pausa, pero sin prisa.
Categoría 3: Delegar
Las tareas del cuadrante 3 son aquellas no importantes, pero sí urgentes. Sí, hay tareas que no son vitales, pero que si no las realizas en el momento en que debes hacerlas, pueden hacer que tu emprendimiento se vaya al foso. Estas tareas las puedes delegar a otra persona para que las vaya adelantando y las culmine en un tiempo prudencial. Es decir, no son obligaciones que dependan únicamente de ti. Por ejemplo, la contabilidad de tu emprendimiento. Quizás tú no eres la persona idónea para hacer este trabajo porque no tienes los conocimientos necesarios para sacar las cuentas de tu empresa, pero es una tarea que debes tener al día. Entonces la delegas a un profesional en el área quien mantendrá las cuentas de tu empresa al corriente y te liberará de la presión de entender esos números.
Categoría 4: Eliminar
El último cuadrante corresponde a esas tareas que no son importantes ni urgentes. ¿Te suena a algo de lo que hablamos más arriba? ¡Exacto! Son las tareas que se roban tu tiempo. ¿Qué hacer con estas tareas? Eliminarlas de una. Sin pensarlo. Por ejemplo, de verdad es necesario que durante tus horas más productivas tengas que limpiar el baño de la casa? Por supuesto que no. ¿Tienes a juro que revisar tu correo electrónico cada 10 minutos para contestar cuanto antes cada email que te llega? No, la verdad es que no tienes que hacerlo. ¿Es absolutamente necesario que revises las redes de tu marca cada vez que llega la notificación de un like? Nop.
La matriz Eisenhower te sirve tanto para organizar las tareas de tu día a día, como de tu mes o semestre y hasta para priorizar los planes que ideaste en tu planeación estratégica.
¿Haz usado la Matriz Eisenhower en la gestión de tu tiempo? Cuéntanos tu experiencia en los comentarios.