Lo dejas pasar hasta que ya no queda más tiempo. Y entonces, como por arte de magia, eres capaz de culminar en algunos minutos esa tarea que habías pospuesto por horas… si no, por días.
Procrastinar. Se te da tan bien que casi lo escribes en tu hoja de vida como una de las habilidades que más has desarrollado. ¿Te pasa solo a ti?
No. De hecho, en 1957, el británico Cyril Parkinson notó que a menor tiempo disponible, mayor esfuerzo para culminar un trabajo. O que a mayor tiempo disponible, menor esfuerzo para terminar una tarea.
Es decir, Parkinson se dio cuenta que si a un empleado le daban una fecha límite alejada del momento presente, no se dispondría a ejecutar dicho trabajo hasta que esa fecha límite estuviera muy cerca. Primero procrastinaba y luego hacía el trabajo.
Así nació la Ley de Parkinson, una serie de principios que nos ayudan a entender por qué perdemos tiempo cuando debemos hacer tareas importantes.
Comprender la Ley de Parkinson es fundamental si deseas aumentar tu productividad y lograr tus objetivos.
Porque seamos sinceros. A nadie le gusta trabajar contrarreloj y estar estresado para entregar una tarea cuando se pudo haber hecho con anticipación y ahorrarse el mal rato.
Pero vamos a ponernos más profundos con el tema de ser productivos. ¿Qué pasa si una vez que comprendes esta ley y cómo afecta tu disposición laboral, le sumas el hecho de que solo 20% de tu esfuerzo te trae el 80% de resultados esperados?
Vamos más despacio. Por allá en 1896, el italiano Vilfredo Pareto comenzó a notar un patrón en sus estudios. Se dio cuenta de un fenómeno estadístico en el que 20% de algo generaba el 80% de otra cosa. Por ejemplo, 20% de la población tenía el 80% de las tierras. O que 20% de la población ostentaba el 80% de cargos políticos.
Y en este momento te preguntarás “ajá, ¿y esto qué tiene que ver con la productividad?”. Sencillo, 20% de tus tareas/clientes/presupuesto te generan el 80% de resultados esperados.
¡Ah! Ya vas comprendiendo hacia dónde vamos.
¿Qué pasa si combinas la Ley de Parkinson con el Principio de Pareto para aumentar tu productividad y así generar resultados más satisfactorios sin caer en el peligroso hoyo negro del multitasking?
Antes de responder esta pregunta, te presentamos las ventajas que la Ley de Parkinson y el Principio de Pareto tienen en tu productividad.
Ventajas de la Ley de Parkinson en la productividad
- Aumenta la productividad: Determina cuáles son las tareas más importantes para culminarlas con prioridad.
- Mejora la concentración: Saber la fecha de entrega de cada tarea te permite enfocarte justo en esas y no distraerte con otras tareas que no te ayudarán con el objetivo principal.
- Evita la pérdida de tiempo: Esta ventaja va ligada a la anterior ya que al estar enfocado en lo importante, no pierdes tiempo en otras tareas o acciones.
- Más tiempo libre: Culminar con anterioridad las tareas importantes permite dedicar más tiempo a tu esparcimiento. No tendrás que usar tus horas de ocio en terminar asignaciones pendientes y que debes entregar con urgencia.
- Evita el estrés: El estrés es una de las principales causas del deterioro de salud física y mental. Una agenda sin pérdida de tiempo y sin angustias de última hora te mantiene relajado.
Ventajas del Principio de Pareto en la productividad
- Ayuda a priorizar: Al entender que 20% de tu esfuerzo te da 80% de resultados podrás organizar tus tareas de acuerdo a aquellas que generen esos resultados esperados y dedicar tu tiempo más productivo a culminarlas. El resto del tiempo lo puedes destinar a las tareas complementarias.
- Evita la procrastinación: Procrastinar o perder el tiempo quedará fuera de tu agenda ya que tu tiempo productivo estará ocupado en lo importante.
- Concentra tu esfuerzo: Bien sabemos que el multitasking es el peor enemigo de la productividad. Mejor que hacer muchas microtareas al mismo tiempo es hacer una tarea importante por bloque de horario.
- Ayuda a tomar decisiones: ¿Qué es lo verdaderamente importante y que te trae mejores resultados y qué no?
- Disminuye el estrés: Al igual que la Ley de Parkinson, una agenda organizada de acuerdo a tareas importantes y que generen resultados satisfactorios te mantiene con niveles bajos de estrés y mucha salud mental.
Combinas la Ley de Parkinson con el Principio de Pareto para aumentar tu productividad
Paso 1: Arma tu lista de tareas del día poniendo en primer lugar una o dos que te generen los mejores resultados o que sean las más complicadas de hacer. Aquí estás aplicando el principio de Pareto ya que de una lista de 10 tareas, las de mayor peso serán las dos primeras. Aunque una lista de 10 tareas al día es demasiado amplia. Mantenla lo más corta posible.
Paso 2: Fija una fecha cercana para la culminación de estas tareas. Aplica la Ley de Parkinson en este punto. Si te tomas todo el día para terminar esa tarea importante, la dejarás hasta el final de la jornada y la culminarás en último momento. Lo más recomendable es que le dediques tus horas más productivas. Por ejemplo, darte unas tres horas para terminarla en caso de que se pueda culminar en un día. O dedicarle un par de horas todas las mañanas durante 5 días. Evita darle un plazo demasiado amplio.
Paso 3: Ajustarse a un horario. Aquí entra en juego nuevamente el Principio de Pareto. 20% de las actividades ocupan el 80% del tiempo. Deja ese 80% del tiempo a las actividades que generan resultados esperados. Aquí la clave es ajustarse a la agenda y no mover la tarea para otro horario en el que deberías estar trabajando en las asignaciones complementarias.
Tanto la Ley de Parkinson como el principio de Pareto enfrentan sus retos.
En el caso de la Ley de Parkinson, el gran reto es el descanso. Al sentir que se acaba el tiempo, sacrificamos descanso para culminar las tareas o actividades establecidas. Como resultado se cae en un estrado de estrés y angustia.
Si hablamos del principio de Pareto, el reto está en confundirlo solo con tiempo. No se trata de trabajar solo 20% de tu jornada, como se ha malinterpretado, sino de trabajar con mayor concentración y esfuerzo en las áreas que realmente importan.
¿Conocías la Ley de Parkinson y el Principio de Pareto aplicados a la productividad? Cuéntanos tu experiencia.